做一个秘书不难，成为一个高级秘书不易。

职场中的你（秘书或助理），如何从新手蜕变为高手？

下面以总经理通知秘书安排次日上午九点开一个会议为例，

阐述一到九段秘书的不同工作表现。

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一段秘书： 发通知

用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。

二段秘书： 抓落实

发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。

三段秘书： 重检查

发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知熟缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。

四段秘书： 勤准备

发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议门上贴上小条：系会议室明天几点到几点有会议。

五段秘书： 细准备

发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是会？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考。

六段秘书： 做记录

发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。

七段秘书： 理记录

发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，在会议中做好会议记录，会后还整理好会议记录交主持人，按主持人要求发各人员。

八段秘书： 定责任

将会议上确定的各项任务，一对一的落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。

 

九段秘书： 做流程

把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以按照这个流程把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系。

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总结：

通过“会议组织”事例来说明秘书提高执行力的思路，如下表所示：

附：会议组织九段秘书工作手册要点

（1）、标准流程说明。

（2）、标准会议议程。

（3）、标准会议通知。

（4）、标准会议需知。

（5）、标准欢迎欢迎辞、节目单、桌号牌、责任状、会议纪要等。

（6）、标准会议预算清单。

（7）、标准实物检查清单。

（8）、标准追踪流程。

（9）、标准报帐样本。（所有资料齐全、注意事项、会议费用结算清单等）

（10）、专人负责事项。