Email 是目前职场上最常被使用的沟通往来工具，人人都会写，但却非人人都可抓到其中的窍门，进而写出一篇能为自己及公司建立专业形象、又能让收件人想立即回信的email。到底台湾人的英文email 都犯了什么样的错误呢?
以下整理了台湾人在职场的英文email中最常犯的四大错误和范例。问题一：Email 主旨要简短有力，才会让人一看就懂？首先，主旨栏千万不可以空白，否则可能会导致email被当成垃圾信件。再来，若信件内容经双方一再的往来答复，内文的讨论事项已脱离原主旨，那么请务必删除先前的信件内文，并换上一个新的主旨，一来是让收件人更清楚信件内容，二来是方便日后搜寻信件和数据归档。而最后，不可将信件所有内容放在信件主旨栏，那只会让对方对你有乱无章法的坏印象，更别谈对方对你会有后续的联系和回应了。其实写一封商业英文书信一点也不难，要记住：忙碌的商务人士每天收到的email 至少约20 封，而主管们甚至会收到上百封的email，因此想吸引收信人的目光或是赢得对方秘书的注意，获得快速回信，秘诀在于你的email是否下了个好主旨。一个好的email 主旨，要有三个大原则：条理分明、目标明确、符合内容。以下为几个email常见的问题，一起来比较错误及正确的用法。错误一：主旨不够清楚明白
Subject: Request(主旨：请求) v.s Subject: Quotation Request for Gift Bags(主旨：赠品袋的询价请求)
第一个主旨虽然易读也与内容相关，但却一点也不明确。第二个主旨把Request(请求)更明确化为Quotation Request(询价请求)，又再进一步加上for Gift Bags(关于赠品袋)，虽然还没看完信件全文，但这主旨已够明确易读，让收件人只要一眼瞥过，就可以马上对应到相关信息和流程，并且快速地回复这封要求信件。错误二：主旨没有详细时间说明
Subject: Sales Promotion(主旨：促销活动) v.s Subject: Sales Promotion for 2012 A/W Collection(主旨：2012 秋冬新品上市的促销活动)
第一个主旨虽然比Sales来得明确，但到底是哪种的促销活动呢？第二个主旨多了for 2012 A/ W Collection，帮助收件人更明确点出信件内文是关于新品上市，这样的主旨才能快速带到重点。问题二：Email 的开头该直呼名字还是用Dear Sir/Madam ？在写英文信件时，是否曾对公式化的Dear Sir/Madam 感到陈腔滥调？也有人会问Dear翻成中文是「亲爱的」的意思，我明明和对方不太熟，这样称呼会不会太亲昵了呢？在英文email规则中，Dear是一种表示礼貌、尊敬对方的意思，Dear Sir/Madam 是使用在写信给不知其名的人，亦即我们所谓的「敬启者」。我们也可以将Dear解释为「致～」，例如Dear Alisa 就是致Alisa的信；当然你有其它更轻松的信件抬头选择，其实大部份的人都可以接受在信件抬头上直接称呼名字，例如：Hi Alisa, 或是Good morning Alisa, 而该如何拿捏就在于你和收件人的关系、以及你们沟通的频率。从信末署名可以看出你与对方想建立什么样子的关系，想较亲近一点，你就可以署名Alisa；若想与对方保持距离，就可以连名带姓的署名Alisa Tu。同样地，对方也会从中嗅出你的署名密码，而和你维系你所预设的双方关系。另外，当你收到对方回复时，观察对方如何称呼你，以及如何在信末署名，你就知道下一次写信时，你也能怎么称呼对方。问题三：Email 的用词口气越正式就越专业吗？很多人都认为要写好一封email 就是要使用正式的措辞和口气，而且还要公事公办、就事论事，才能呈现出自己在工作上的专业度。但，这绝对是个错误的大迷思。英文email 内文的写作重点是，让内文如同平常对话的口气，不打官腔也不咬文嚼字，所以在一般谈话中不会用到的措辞，在email 中也不会出现。台湾的英语教育总是要求我们在写作时，要使用看似厉害专业的用字遣词和词组，和高阶的文法技巧，才能得到令人满意的高分成绩，但实际上，一封正确适当的email 内容，是要让人感到一目了然，又可以明确的收到所要传达的意思。以大家常犯的错误举例来说，请比较两封信中内文的第一段we spoke earlier（信件一）和 we talked in the morning（信件二）。信件一：Subject: Problem solved!!
Jessie --- we spoke earlier, and glad to note the problem is solved. If you need further information or assistance please revert. Thanks & Regards.
中译：主旨：问题解决了！！洁西 --- 我们刚才讲过电话，很高兴知道妳的问题已经解决了。如果妳还需要更多信息或是协助，请再跟我说。谢谢，并致上我的问候。信件二：Subject: PBG Project Problem Solved
Hi Jessie,Thank you for your call in the morning.
I'm very glad that we were able to find a solution to the PBG Project. Good luck with your future progress on this.I'll still be in the office until 3 p.m. when you decide how I can help you again.
Sara
中译：主旨：PBG项目问题解决了嗨，洁西，谢谢妳今天早上打来。我很高兴我们能够找出PBG项目的解决办法。祝妳的项目进展顺利。只要妳觉得我们还有机会可以帮上忙，我在下午三点之前都还会在办公室。莎拉we spoke earlier在信件一里的意思是：我们刚才讲过电话。并没有明确的提到时间，会让人摸不着头绪，不知道我们曾在哪个时间点讲过话。而we talked in the morning 明确的指出，我们在早上通过电话，让收信者一看就能联想到早上的对话内容。另问题四：Email 的信末问候语用Best Regards 最礼貌？email 的结尾只有Best Regards 才最得体吗？Best Regards 翻成中文，叫做「致上我最高的问候」，是不是感觉有点咬文嚼字？或许你会有疑问，这句咬文嚼字的问候语，却常在商业书信出现，竟然还是大家最熟悉的的问候语？为什么它会这么常见呢？因为，商业人士的时间永远不够用，只想用最快的时间处理一封email，而这句话因为太常出现，所以容易被大家接受，商业人士们也不用绞尽脑汁，去想出一句漂亮的信末问候语。其实当大家都这么做的时候，不见得代表这就是最好的用法。范例一是另外几个常用的信末问候语，都是一些好记又简单的单字，可以挑选几个熟记，在下一次写信时使用，收件者一定会感受到你的用心。
从范例一的表格看来，email 结尾语的选用可是一门大学问，信末结尾语的使用必需考虑与email收件人的关系和收件人的互动情况。
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